Rekisteriseloste-malli
Alla malli reksiteriselosteeksi siirtolapuutarhoille, kun jäsenreksiteri otetaan käyttöön
Katso tarkempia vinkkejä Yhdistystiedon tietopankista.
Henkilötietolain (523/1999) 10 § mukainen rekisteriseloste
1. Rekisterin nimi
Helsingin siirtolapuutarhojen aluejärjestön ja sen jäsenjärjestöjen jäsenrekisteri
2. Rekisterinpitäjä
Nimi: xx siirtolapuutarha ry.
Verkkosivut:
Osoite: Helsinki kesällä ja talvella c/o
Puh. …
Sähköposti: …
2.1 Rekisteriasioista vastaava henkilö
Tähän tarvittaessa henkilö, joka hoitaa rekisteriasiat ja johon voi ottaa yhteyttä.
Nimi:
Osoite: …
Puh. …
Sähköposti: …
3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisterin tarkoituksena on kerätä yhdistyksen jäsenistä yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot ja muut yhdistyksen toimintaa varten tarpeelliset tiedot. Yhteys- ja jäsenyystietoja kerätään jäsenasioiden hoitamista, tiedotusta ja laskutusta varten. Tiedoista voidaan koota tilastoja, joista yksittäistä jäsentä ei ole mahdollista tunnistaa.
Tietoja voidaan antaa yhdistyksen tilitoimistolle Tiliverkolle ja Yhdistysavaimen palvelimille, mikäli tämä on yhdistyksen asioiden hoidon kannalta tarpeen.
4. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin kerätään pakollisina tietoina yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot, eli jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka. Lisäksi voidaan kerätä esimerkiksi seuraavat tiedot:
- Jäsenten yhteystiedot (postiosoite, puhelin ja sähköposti)
- Jäsenyystiedot (jäsentyyppi, toimenkuva, mökkinumero, jäsenyyden alkamisajankohta)
- Ryhmä- ja muut maksutiedot (laskutukset ja maksusuoritukset)
- Lisätiedot (palstan koko yms.
5. Rekisterin tietolähteet
Jäsenrekisteriin kirjattavat tiedot saadaan jäsenen omalla ilmoituksella hänen liittyessään yhdistykseen tai jäsenyyttä hakevan henkilön ilmoituksella jäsenhakemuslomakkeen kautta.
6. Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekisteriin tallennettuja tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle, ei myöskään EU-alueen tai ETA:n ulkopuolelle
7. Rekisterin suojauksen periaatteet
1) Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Paperilla olevat tiedot säilytetään lukkojen takana, jonne on pääsy vain asianmukaisilla henkilöillä.
2) Sähköinen jäsenrekisteri sijaitsee valvotussa palvelinkeskuksessa käyttäjätunnuksin suojatulla palvelimella. Aluejärjestö ja sen jäsenyhdistykset ja rekisteripalvelun tarjoaja huolehtivat tietoturvan säilymisestä parhaan kykynsä mukaan.
8.Tarkastusoikeus
Esimerkiksi: Rekisteriin merkityllä jäsenellä on pääsääntöisesti oikeus tarkastaa henkilörekisteriin talletetut tietonsa sekä pyytää rekisterinpitäjää korjaamaan virheelliset tietonsa. Tarkastuspyyntö on pyydettävä kirjallisesti asianomaiselta rekisterinpitäjältä.
9. Rekisteritietojen korjaaminen
Esimerkiksi: Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn henkilön vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.
.